Dlaczego organizacje decydują się na dokumentowanie i opisywanie procesów?

Czy warto to zrobić? Jak opisywać procesy? Czy samo opisanie procesów wystarczy?

Podstawowe przyczyny opisywania procesów to:

* precyzyjne określenie zakresów zadań i odpowiedzialności pracowników (np. utworzenie kart stanowisk pracy)

* optymalizacja procesów (eliminacja wąskich gardeł)

* wdrożenie systemu informatycznego automatyzującego przebieg procesów biznesowych w firmie

Z reguły przyczyna pierwsza odróżnia się od pozostałych jednym kluczowym efektem podejmowanych działań. Pierwsza przyczyna opisuje procesy takie jakie są – „as is”, dwie następne opisują je jako „takie jakie mają być” – „to be”.

Oznacza to podstawową różnicę w podejściu do analizy. Opisując procesy z powodu pierwszego zakładamy, że wszystko zostaje bez zmian. Celem opisania procesów jest formalizacja zakresów działań i wszystko ma zostać po staremu.

Druga przyczyna to zadanie, którego celem jest zmiana w organizacji pracy. Często głównym motywatorem jest chęć obniżenia kosztów. Poszukuje się wtedy najczęściej tak zwanych „wąskich gardeł” – miejsc w procesie, gdzie pojedyncze jego instancje zatrzymują się, zwalniają bez widocznego powodu. W efekcie tracimy szanse na szybkie zakończenie procesu i sprzedaż produktu/usługi, realizację zlecenia, przeprocesowanie wniosku pożyczkowego, itp. Skutkiem jest narażenie firmy na straty finansowe.

Jest to warunek wystarczający do tego aby zająć się tym tematem na poważnie. Jeżeli tylko to zrobimy to zaraz dochodzimy to trzeciego powodu opisywania procesów.

Wdrożenie systemu informatycznego automatyzującego przebieg procesów.

Jest to kolejny krok do zapanowania nad tym co dzieje się w firmie. Często bywa tak, że planując optymalizację procesów od razu wiemy, że zaimplementujemy je w systemie informatycznym.

Wdrożenie dobrego systemu pozwala osiągnąć m in. następujące cele:

* Standaryzacja procesu – każdy pracownik wykona określone zadanie przynajmniej na minimalnym wymaganym poziomie (uzupełni wymagane dane, wykona wszystkie kroki w oczekiwanej kolejności)

* Eliminacja wąskich gardeł – przyspieszenie wykonywania zadań – dzięki temu pojedyncze zadanie będzie zakończone szybciej i z eliminacją błędów.

* Uproszczone szkolenie pracowników – nawet nowi pracownicy nie będą wymagali zwiększonego nakładu pracy na przeszkolenie ich do wykonywania zadań. W przypadku pracowników z rozproszonych lokalizacji może wystarczyć nawet szkolenie on-line lub zapoznanie się z dokumentacją. Jest to szczególnie ważne w firmach ze specyfiką zwiększonej rotacji pracowników.

* Kontrola nad przebiegiem procesu i danymi – posiadamy ogląd ile pojedynczych zadań znajduje się w konkretnym kroku procesu. Jakie to pojedyncze zadania są i jak długo są przetwarzane. Ważna również pod kątem RODO. Istnieje możliwość automatycznego wykonania czynności wynikających z przepisów prawa.

* Bezpieczeństwo – zarówno organizacji wynikające z lepszej kontroli pracy jak i dostępności danych i dokumentów. Kontrola nad wersjami dokumentów. Wiedza i świadomość pracowników, że dzięki zwiększonej kontroli i walidacji danych, zmniejsza się ilość możliwości popełnienia błędu bardzo pozytywnie wpływa na odbiór zmiany stylu pracy.

Większość firm decyduje się na wersję optymalizacji procesów wraz z implementacją ich w systemach informatycznych. Wynika to z faktu, że sama optymalizacja procesów nie daje takiego przyspieszenia, takich oszczędności jak zaimplementowanie ich w systemie.

Przykładowo w systemie informatycznym można wdrożyć wszelkiego rodzaju obiegi, od najprostszych i występujących w większości firm, np. wnioski urlopowe, faktury, zapotrzebowania, obsługa pism przychodzących wraz ze skanami tych dokumentów do bardzo zaawansowanych i specyficznych dla konkretnej firmy.

Pozwoli to na osiągnięcie konkretnych celów, którymi najczęściej są:

– minimalizacja kosztów obsługi procesu

– minimalizacja błędów popełnianych przy obsłudze procesu

– zwiększenie wydajności pracy

– dostęp do informacji zarządczej