Procesy biznesowe

Czym są procesy biznesowe

Procesy biznesowe istnieją w każdej organizacji, niezależnie od tego, czy jej pracownicy rozpoznają je jako takie, czy też nie są świadomi, że właśnie tak są kategoryzowane wykonywane przez nich codziennie czynności.

Sam proces to seria powiązanych ze sobą czynności lub zdarzeń, wykonywanych według określonej kolejności i w określony sposób, która w zamierzeniu powoduje osiągnięcie określonego rezultatu. Proces biznesowy to po prostu jakiś proces wykonywany w firmie w celu osiągnięcia określonego skutku biznesowego.

Takim przykładowym procesem, obecnym chyba w każdej firmie, jest proces obiegu faktur przychodzących. Każda firma ma wypracowany sposób postępowania z każdą fakturą, którą otrzyma, a całość podejmowanych przy obsłudze każdej faktury działań od momentu jej pojawienia się w organizacji do jej rozliczenia i archiwizacji składa się na jeden, nierzadko długi i skomplikowany proces. Inne przykłady procesów to obsługa reklamacji, odbiór oraz wysyłanie korespondencji czy proces obsługi zamówienia zewnętrznego czy wewnętrznego. W każdej firmie mogą istnieć również procesy typowe tylko dla niej, jak np. proces projektowania pralki w przypadku producenta sprzętu AGD czy też proces generowania wymaganego sprawozdania do Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego przez podmioty świadczące usługi ubezpieczeniowe. Przykłady można mnożyć w nieskończoność.

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Zarządzanie procesami biznesowymi to całość podejmowanych przez daną organizację działań mających na celu identyfikację, analizę, opisanie, kontrolę oraz nieustanne doskonalenie zachodzących w organizacji procesów biznesowych. To bardzo obszerna dziedzina biznesu, która w pewnym stopniu zachodzi w każdej organizacji, ale tylko w części firm jest wykonywana świadomie, z wykorzystaniem wiedzy o teorii procesów biznesowych oraz narzędzi ułatwiających przebieg procesów oraz odpowiednie zarządzanie nimi.

Posługując się wcześniejszym przykładem faktury przychodzącej, zarządzanie procesem jej obsługi sprowadzałoby się do:

  • fizycznego wykonywania procesu dla każdej faktury przychodzącej zgodnie z przyjętym w firmie tokiem postępowania,
  • kontroli prawidłowości wykonywania procesu oraz błędów pojawiających się w trakcie przetwarzania faktur,
  • mierzenia i analizy tego, czy wszystko w przyjętym sposobie obsługiwania faktur przychodzących jest takie, jak należy oraz co ewentualnie w tym sposobie możemy udoskonalić, aby proces działał sprawniej, szybciej oraz nie pozwalał nam popełniać błędów podczas jego wykonywania,
  • udokumentowanie procesu, aby zawsze uczestnicy procesu mogli sięgnąć do wiedzy na temat procesu i jego prawidłowego wykonywania,
  • nieustanne udoskonalanie procesu tam, gdzie to tylko możliwe, np. poprzez eliminację czynników utrudniających poprawne wykonywanie procesu lub będących częstą przyczyną błędów czy też wprowadzanie nowych metod wykonywania czynności w procesie, które mają przyspieszyć jego obsługę lub dostosować go do zmiennych warunków jego wykonywania.

Jednym z elementów zarządzania procesami biznesowymi jest również wdrażanie specjalistycznego oprogramowania, które ma firmie ułatwić sprawne zarządzanie swoimi procesami. Bardzo często jest to krok podejmowany na samym początku przygody organizacji z tematem zarządzania procesami, ale nie zawsze jest to krok konieczny. Bardzo ważne w tej sytuacji jest porządne przeprowadzenie inwentaryzacji swoich procesów na etapie planowania projektu. Decydując się na ten czy inny system musimy nie tylko zbadać co dany system potrafi i jak się go obsługuje, ale przede wszystkim czy pomoże nam rozwiązać nasze problemy. Żaden system nie zbada za nas naszych procesów i nie powie co gdzie udoskonalić. Bez wcześniejszego przygotowania wdrożenie systemu BPM może tylko spowodować duży nakład niepotrzebnej pracy, spory wydatek oraz niechęć naszych pracowników do nowego systemu czy podejścia procesowego w ogóle. A przecież procesy nie znikną tylko dlatego, że się zniechęciliśmy.